Czym tak naprawdę jest planowanie?
Według A. Koźmińskiego i W. Piotrowskiego są to wszelkie te czynności, jakie składają się na tok dogłębnego definiowania sposobów działań, a następnie podejmowanie takich decyzji, jakie będą tożsame z wcześniej przeanalizowanymi zamiarami, jak również występującymi faktami. Wszystko poparte jest również dokładną i przemyślaną oceną sytuacji.
Z drugiej strony nawet przed rozpoczęciem fazy programowania, warto podjąć pewne kroki, by miał on lepszą perspektywę sukcesu już na starcie. Na wstępie zastanowić się warto przede wszystkim nad przybliżonym obszarem projektu czyli nad tym, co właściwie powinniśmy mieć do wykonania – jaki towar, efekt końcowy chcemy uzyskać. Kolejnym zagadnieniem, jakie w fazie inicjowania trzeba sobie uświadomić, jest: kto będzie odpowiedzialny za całość wykonanych działań? Kto zostanie kierownikiem projektu? Końcową kwestią może być z kolei szacowany horyzont czasowy. W takim wypadku musimy pochylić się nad tym w jakim momencie dane zadania powinny zostać zakończone i na tej podstawie skonfigurować ogólny draft programu czasowego.
Zakończając etap startu, rozpoczęcia projektu, przychodzi moment na faktyczne planowanie. Polega on przede wszystkim na ukonkretnieniu wcześniejszych uzgodnień – stworzeniu szczegółowego zakresu projektu, rozpisanie jego harmonogramu, a także ustaleniu wydatków. Innymi dziedzinami, jakie wypada wziąć pod uwagę na niniejszym stadium są zagrożenia, jakość jak również human resources, czyli team działający w projekcie. Mając na uwadze, że przy rozważaniach nad kolejnymi kwestiami niezwykle ważna jest łączność między ludźmi, również jej wzór ma obowiązek być przemyślany w momencie projektowania.
Wszystkie te działania dobrze jest pogrupować na podetapy. Początkowym może być zwykle wyznaczenie dokładnych celów, później ma miejsce określanie potencjalnych kłopotów, szukanie rozwiązań opcjonalnych i doprowadzenie do niezbędnych wyborów. Etap ustaje z momentem początku procesu realizacji, implementacji projektu.
A co z ryzykiem projektu?
Ważnym jest, żeby już w tej chwili dobrze zastanowić się nad nieprzewidzianymi zjawiskami, które mogą mieć miejsce. Trzeba mieć na uwadze, że jest to sprawa bardzo szeroka i różnorodna. Trzeba brać tutaj pod uwagę chociażby kilka fundamentalnych kategorii zagrożeń projektowych, takich jak przekroczenie czasu realizacji projektu czyli zmiany horyzontu czasowego, nieosiągnięcie celów projektu., niedotrzymanie prawidłowych wymogów jakości albo nieprzewidziane, dodatkowe wydatki – czyli wykroczenie poza odpowiedni plan finansowy.
Jednak nie wolno poprzestać jedynie na określeniu potencjalnych zagrożeń. W zarządzaniu projektami niezmiernie istotne jest również ustalenie pomysłów odpowiedzi na nie.
Jak sprawić by planowanie było efektywne
Trzeba uwzględnić cztery podstawowe zasady efektywnego programowania. Należą do nich przede wszystkim całościowość, skuteczność, intencjonalność i priorytet programowania nad innymi działaniami. Każdy plan musi być określany dla odpowiedniej implementacji działań, jakie przyczynią się do zrealizowania postawionego celu. Będzie to też baza dla pozostałych zadań – bez planowania nie można sprawnie dysponować implementacją pomysłu, zespołem, nadzorować i obserwować. Ponadto planowanie powinno cechować kompleksowość i sprawność – projekt jest skuteczny jedynie kiedy założony efekt jest osiągnięty przy minimum zmaterializowanych ryzyk.
Oprócz tego warto wspomagać się dobrymi instrumentami wspomagającymi planowanie. Można znaleźć propozycję dla swojej firmy z wielu dostępnych w obiegu aplikacji do zarządzania projektami. Rekomendowane są nade wszystko takie osiągalne online, ponieważ pozwalają na najbardziej atrakcyjne okazje, przy relatywnie niskich kosztach. Są zwykle proste i nieskomplikowane w użyciu – dzięki nim planowanie projektów będzie z pewnością błyskawiczne i zmniejsza ilość problemów na następnych etapach wdrażania czy monitoringu, kontroli, a także procesów kompletowania i finalizowania pojedynczych działań.
